Benchmarking Grundlagen – Teil 1: Einführung

Wie man Benchmarking erfolgreich durchgeführt, um messbare Prozessverbesserungen zu erreichen. 

Dieser Artikel beschreibt, warum Unternehmen Benchmarking durchführen und wie Benchmarking Veränderungen im Unternehmen vorantreibt. Es werden sowohl die verschiedenenTypen des Benchmarking aufgefürt als auch der Beginn und der Umfang einer Benchmarking-Studie erläutert

 

EINFÜHRUNG

Jedes Unternehmen verändert sich. Veränderungen können durch externe Faktoren wie veränderte Marktbedingungen, Kundenanforderungen und Wettbewerb verursacht werden, oder sie können intern durch Führung, Kultur oder andere Faktoren vorangetrieben werden. Was Spitzenunternehmen von Low-Performern unterscheidet, ist, wie sie Veränderungen annehmen: Widersetzt sich das Unternehmen dem Wandel und / oder bestreitet sie die Notwendigkeit dafür? Oder sieht das Unternehmen Veränderung als gegebenen und natürlichen Umstand und unterstützt sie diese mit Methoden und Werkzeugen?
Der Schlüssel zur erfolgreichen Übernahme von Veränderungen und zur Implementierung der notwendigen Verbesserungen, um in einem sich entwickelnden Geschäftsumfeld zu wachsen, besteht darin, bewährte Verfahren zu identifizieren und zu übertragen. Benchmarking ist eine wirkungsvolle Möglichkeit das umzusetzen. Die Entwicklung neuer Prozesse mit erfolgreich verwirklichten Praktiken, Ideen und Erkenntnissen anderer reduziert nicht nur Kosten und Zykluszeiten, sondern bietet auch einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt. Benchmarking gibt Unternehmen das, wonach sie suchen: eine Vorstellung davon, wo ihre Leistung in Bezug auf den Wettbewerb steht und einen Einblick, wie sie ihre Leistung auf ein Niveau steigern können, das zum Erreichen der Geschäftsziele führt.

WARUM UNTERNEHMEN BENCHMARKING DURCHFÜHREN

Um Best Practices zu ermitteln, haben führende Unternehmen in den letzten zwei Jahrzehnten auf Benchmarking gesetzt. Benchmarking ist der Prozess der Aufnahme von Kennzahlen und das Vergleichen Ihres Unternehmens mit anderen überall auf der Welt. Ziel ist es Informationen über Philosophien, Praktiken und Maßnahmen zu erhalten, die Ihrem Unternehmen helfen, Maßnahmen zur Verbesserung ihrer Leistung zu ergreifen. In einfachen Worten ist Benchmarking die Praxis, bescheiden genug zu sein, um zuzugeben, dass andere besser in etwas sind und klug genug zu sein, zu lernen, die Performance der besseren zu erreichen oder sie sogar zu übertrifft.
Die Hunderte von Benchmarking-Studien, die APQC seit 1992 durchgeführt hat, haben eine Vielzahl von Gründen aufgezeigt, aus denen Unternehmen Benchmarks erstellen:

  • Verbesserung von Profit und Effektivität,
  • Beschleunigung und Bewältigung von Veränderungen,
  • Stretch-Ziele setzen,
  • Durchbrüche oder Innovationen erreichen,
  • ein Gefühl der Dringlichkeit schaffen,
  • Überwindung der "nicht erfundenen" Selbstgefälligkeit oder Arroganz,
  • eine neue Perspektive gewinnen, und
  • Verbesserung der „Baldrige National Quality Program“-Kriterien.

WIE BENCHMARKING VERÄNDEUNGEN VORANTREIBT

Eine Benchmarking-Studie erleichtert den Prozess der Transformation eines Geschäftsprozesses, weil sie:

  • involviert wichtige Stakeholder und Prozessverantwortliche, die Änderungen basierend auf dem Benchmarking einleiten können,
  • Oberflächen Leistungslücken,
  • identifiziert Schlüsselverbesserungsmöglichkeiten durch Prozessanalyse,
  • zeigt die Prozesse und Praktiken anderer auf, die als Modell für Verbesserungen dienen können,
  • reduziert Barrieren durch nachgewiesene Erfolge, und
  • fördert Exzellenz durch Anpassung von Best Practices.

Weltklasseorganisationen haben erkannt, dass Benchmarking zur Erreichung ihres vollen Potenzials über einfache Benchmarks und das Sammeln von Zahlen zum Vergleich hinausgehen muss. Wettbewerbsanalysen, Zahlenkalkulation, Standortbriefings, Industrietourismus, Kopieren anderer Unternehmen und Nachholeffekte sind nicht der Kern eines effektiven Benchmarkings.
Benchmarking ist das Verstehen der quantitativen Leistung – was wird gemessen und wie läuft der Prozess ab - und dann die unterstützenden Faktoren zu untersuchen und anzupassen, die dem Prozess erlauben, so zu arbeiten, dass er als Best Practice definiert wird. Es ist ein kontinuierlicher Lernprozess (Abbildung 1).

TYPEN VON BENCHMARKING

Es gibt sieben Haupttypen (oder Anwendungen) des Benchmarkings:

  1. Leistung-Benchmarking
  2. Praxis-Benchmarking
  3. Funktionales-Benchmarking
  4. Prozess-Benchmarking
  5. Internes-Benchmarking
  6. Wettbewerbsfähiges-Benchmarking
  7. Strategisches-Benchmarking

Jeder Typ kann die gleiche Methodik verwenden (d. h. planen, sammeln, analysieren und anpassen), sammelt jedoch verschiedene Arten von Informationen. Die meisten Benchmarking-Projekte erfassen eine Kombination aus quantitativen und qualitativen Informationen.

LEISTUNGS-BENCHMARKING
Leistungs-Benchmarking ist normalerweise der erste Schritt, den Unternehmen gehen, um Leistungslücken zu identifizieren. Dazu müssen quantitative Daten gesammelt und verglichen werden, die sich auf die Leistung einer Aktivität beziehen (z. B. wichtige Leistungsindikatoren oder -maßnahmen).

PRAXIS-BENCHMARKING
Praxis-Benchmarking konzentriert sich auf das Sammeln und Vergleichen von qualitativen Informationen. Darüber, wie eine Aktivität durchgeführt wird (z. B. Arten von IT-Systemen, Schulungen für Mitarbeiter oder Prozesse), um sie zu adoptieren oder anzupassen. Dies kann Prozess-Benchmarking beinhalten, ist aber nicht darauf beschränkt.

FUNKTIONALES- BENCHMARKING
Funktionales-Benchmarking ist der Vorgang des Vergleichens des Prozesses oder der Leistung einer Geschäftsfunktion (z. B. Finanzen, IT und Personal) in zwei oder mehr Organisationen.

PROZESS- BENCHMARKING
Beim Prozess-Benchmarking geht es mehr um qualitative Informationen, die in einem Geschäftsprozess gefunden werden: Also das Was, Warum und Wie. Es deckt auf, was die Aktivitäten, Ressourcen und andere Komponenten sind, die eine bestimmte Praxis ausmachen. Zudem zeigt es auf, warum sich diese Praxis auf die Elemente konzentriert, die diese zu verbesserten Ergebnissen (dem Wie) befähigen und vorantreiben. Beispiele für dafür sind Technologie, Training und Unterstützung von Führungskräften. Unternehmen führen oft Benchmarking speziell für ihre Bedürfnisse durch, wählen andere Unternehmen aus oder verwenden Tools, die sie nach Bedarf einsetzen können. Gruppenstudien, die häufig von Industriegruppen oder Dritten wie APQC initiiert werden, ermöglichen jedoch den Austausch von Informationen über verschiedene Branchen oder Prozesse hinweg und erweitern die Sichtweisen von Unternehmen über das hinaus, was sie selbst entdeckt haben. Gruppenstudien können auch einen Teil der Benchmarking-Kosten für Organisationen, die an größeren Benchmarking-Projekten interessiert sind, verringern.

INTERNES-BENCHMARKING
Internes-Benchmarking ist ein guter Ausgangspunkt, um zu verstehen, was der aktuelle Standard der Geschäftsleistung in einer Organisation ist. Internes Benchmarking kann Metrik- und Prozess-Benchmarking kombinieren, indem Metriken und Verfahren verschiedener Einheiten, Marken, Abteilungen, Programme usw. innerhalb des Unternehmens verglichen werden. Internes Benchmarking wird hauptsächlich für große Unternehmen angewendet, in denen Prozesse in einem Teil des Unternehmens effizienter sind als in anderen Teilen.

WETTBEWERBSFÄHIGES-BENCHMARKING
Wettbewerbsfähiges-Benchmarking ist nützlich, um den Platz Ihrer Organisation in der Branche zu bestimmen. Es beinhaltet das Sammeln von Informationen über die Praktiken und Leistungen von Mitbewerbern, insbesondere diejenigen, die Ihre Produkte imitieren möchten. So wertvoll das Wettbewerbs-Benchmarking auch sein mag, es ist schwierig, Wettbewerber zu finden, die die Informationen teilen, die es ihnen ermöglichen, ihren Vorteil auf dem Markt zu erhalten.

STRATEGISCHES-BENCHMARKING
Strategisches-Benchmarking ist die Analyse aufkommender Trends in Märkten, Prozessen, Technologie und Vertrieb, um Möglichkeiten für strategische Veränderungen in Kerngeschäftsprozessen zu identifizieren. Diese Art von Benchmarking vergleicht die Richtung, die andere Unternehmen in Bezug auf sich verändernde Umweltbedingungen und technologische Trends einschlagen, mit der Strategie, die in Ihrem Unternehmen angewendet wird.
Unternehmen sollten Bereiche für Benchmarks auswählen, die ihnen helfen, ihre Ziele zu erreichen. Wenn sich die Geschäftsziele Ihres Unternehmens auf Umsatz und Wachstum konzentrieren, versuchen Sie, Daten zu sammeln, die sich auf Kerngeschäftsvorgänge wie die Produktentwicklung konzentrieren. Wenn Ihr Unternehmen daran interessiert ist, die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken, können Sie sich ansehen, wie andere Unternehmen oder Organisationen (intern oder extern) unterstützende Prozesse oder Funktionsbereiche wie finanzielle oder gemeinsame Dienste standardisieren. Die Art des Benchmarkings, die Ihr Unternehmen vornimmt, hängt von vielen Faktoren ab, einschließlich der Größe, Branche, Ressourcen und Ziele des Unternehmens.

DER ANFANG

Unternehmen ziehen heute ein Benchmarking aller Arten von Funktionen und Prozessen in Betracht. Die wertvollsten Benchmarking-Aktivitäten fallen typischerweise in fünf Bereiche:

  • Geschäftsergebnisse,
  • Produktivität (z. B. Zykluszeit),
  • Qualität,
  • Kunden und,
  • Menschen.

Diese Bereiche sind jedoch für eine einzige Benchmarking-Maßnahme zu weit gefasst. Eine erfolgreiche Initiative muss einen klar definierten und überschaubaren Rahmen haben, der sich auf spezifische Prozesse konzentriert, die verbessert werden müssen.

UMFANG EINER BENCHMARKING-STUDIE

Stakeholder und Parteien, die das Projekt in Auftrag geben und das Benchmarking-Team chartern, sollten den ursprünglichen Umfang und die erwarteten Ergebnisse ermitteln. Nach der Gründung sollte das Benchmarking-Team zunächst sicherstellen, dass es die von den Stakeholdern vorweggenommenen Ergebnisse klar versteht. Das Team kann dann eine Liste von dem entwickeln, was der Projektrahmen beinhaltet und was nicht.
Die Fähigkeit, in-scope und out-of-scope-Probleme zu identifizieren, gewinnt an Bedeutung, wenn Sie damit beginnen, Fragen für Ihre Benchmarking-Partner – die Organisationen, mit denen Sie Ihre vergleichen möchten – zu entwickeln. Ein gut dokumentierter Projektumfang dient als Leitfaden für die Umsetzung des Benchmarkings und hilft dabei, dass sich das Team auf die gewünschten Ergebnisse konzentriert. Dadurch werden Ihre Bemühungen, Fragen und Aktivitäten auf die zu erreichenden Ziele fokussiert und es wird sichergestellt, dass weniger Zeit für überflüssige Forschung verschwendet wird.
In den meisten Fällen wird zu Beginn der Rahmen des Projektes zu weit gefasst. Das Benchmarking-Team realisiert dies normalerweise erst, wenn es bereits an der Zeit ist, aufgekommene Fragen zu klären oder im schlimmsten Fall, wenn es um Gewinnung von Partner geht. Ein breiter Rahmen hat zur Folge, dass die gestellten Fragen viele Bereiche abdecken und Unternehmen aufgrund der Komplexität der Umfrage oft nicht teilnehmen werden.
Grenzen Sie den Umfang ein, indem Sie die Prozesse und Aktivitäten betrachten, die zu den Ergebnissen führen, die Sie ändern möchten. Wenn diese nicht leicht ersichtlich sind, kann es hilfreich sein, potenzielle Benchmarking-Partner zu betrachten. Ihre Erfahrung zeigt oft, in welchen Bereichen Verbesserungen die größten Auswirkungen haben.
Einordnung von Geschäftsprozess wie in APQCs Process Classification Framework® (PCF) (Abbildung 2) erleichtern auch die Entwicklung eines überschaubaren Umfangs. APQCs PCF bietet ein gemeinsames Vokabular, das Prozess-Benchmarking über Industrie- und Kulturgrenzen hinweg ermöglichen kann. Dies ist möglich, da die PCF Hauptprozesse und Unterprozesse, nicht aber Funktionen beinhaltet. Es hilft Führungskräften, Prozesse auf der Makro- und Mikroebene zu identifizieren, den Umfang angemessen zu begrenzen und substantielle Gespräche mit anderen Unternehmen zu führen, die zwar ähnliche Prozesse in funktionalen Strukturen verwenden, sich aber ansonsten stark vom eigenen Unternehmen unterscheiden können.



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