Top-Performer in der Beschaffung - Zykluszeit

Top-Performer erreichen sowohl interne Effizienz, sowie durch ihre Lieferanten
Die Zykluszeit ist ein wichtiger Indikator für die Fähigkeit eines Unternehmens, Materialien und Dienstleistungen effizient zu beschaffen. Faktoren zur Verkürzung des Beschaffungszyklus reichen von der Effizienz der Beschaffungsvorgänge bis hin zur Frage, wie schnell die Lieferanten die bestellten Materialien liefern.

Die APQC-Forschung zeigt, dass Top-Performance-Unternehmungen in der Beschaffung beides erreicht haben, sowohl die Effizienz ihrer Beschaffungsfunktionen als auch die ihrer Lieferanten. Anhand der Daten aus ihrem „Open Standard Benchmarking“ im Einkauf identifiziert APQC eine Gruppe von 51 Top Performern, die eine hohe Beschaffungsperformance im Hinblick auf die Kosten- & Prozesseffizienz, Zykluszeit und die Produktivität der Mitarbeiter haben. Anschließend wurde die Zykluszeit dieser Unternehmen gegenüber Anderer verglichen:

  • Zykluszeit in Stunden, um eine Bestellung zu platzieren
  • durchschnittliche Lieferzeit für bezogene Waren
  • “Procure to Pay” Zykluszeit in Tagen

Platzieren von Aufträgen und Empfangen von Materialien

Top-Performer in der Beschaffung benötigen weniger Stunden eine Bestellung zu platzieren und warten weniger, um Materialien von Lieferanten zu erhalten. APQC definiert die Zykluszeit, um eine Bestellung zu platzieren, als die Zeit von Erhalt einer Anforderungsposition bis hin zum Zeitpunkt der Einreichung der Bestellung beim Lieferanten. Wie Abbildung 1 zeigt, benötigen Top-Performer dafür einen Werktag (im Median) um diese Tätigkeit auszuführen, während die anderen Unternehmungen im APQC Datensatzes drei Stunden länger benötigen.
Top-Performance-Unternehmen erreichen eine kürzere Zykluszeit, weil sie sich auf die Verbesserung ihrer Beschaffungsprozesse und die Eliminierung von Aktivitäten ohne Wertschöpfung konzentrieren. Diese Unternehmungen haben auch Technologielösungen wie z.B. E-Procurement-Systeme implementiert, welche die Zykluszeit durch die Automatisierung des Prozesses verringern.

Des Weiteren haben Top-Performer haben auch kürzere Lieferzeiten von ihren Lieferanten. Wie Abbildung 1 zeigt, erhalten diese Unternehmungen (im Median), Lieferungen 2 Tage früher als die anderen Unternehmungen. Die Lieferzeit kann aufgrund von verschiedenen Faktoren, wie z.B. die Art des Materials oder die Entfernung des Lieferanten variieren. Allerdings performen Top-Performer in der Beschaffung besser als die anderen Unternehmungen. Der Unterschied zwischen den beiden Gruppen beträgt drei Tage sowohl im 25. Perzentil und auch dem 75. Perzentil.
Mehrere Faktoren können bei kürzeren Lieferzeiten der Top-Performer eine Rolle spielen. Diese Unternehmen können ihre Bemühungen, um die Effizienz zu Lieferanten und anderen externen Partnern zu erreichen, verbessert haben. Sie überwachen und bewerten Lieferanten strikter, so dass sie leistungsschwache Lieferanten aussortieren und den besten Service für ihren Beschaffungsaufwand erhalten.

Zahlungeffizienz

Die APQC-Daten zeigen auch, dass Top-Performer in der Beschaffung auch kürzere Zahlungszeiten haben. APQC definiert diese Zykluszeit als die Anzahl der Tage, von der Bestellung bis zur Zahlung an den Lieferanten. Wie in Abbildung 2 dargestellt, benötigen Top-Performer (im Median) 10 Tage, um ihre Lieferanten zu bezahlen. Andere Firmen benötigen einen Zeitraum von etwa zwei Wochen (im Median) um ihre Lieferanten zu bezahlen.

Die kürzere Zahlungszeit der Top-Performer kann das Ergebnis eines verbesserten Prozesses in der gesamten Beschaffungsfunktion sein. Allerdings können diese Unternehmen auch die Wichtigkeit der Zusammenarbeit zwischen den Beschaffungs- und Zahlungsfunktion erkannt haben. Dies kann durch die Integration beider Prozessgruppen erreicht werden. Die Entwicklung gemeinsamer Ziele und Maßnahmen kann dazu führen, dass die Lieferanten so schnell wie möglich bezahlt werden.

Fazit

Top-Performer in der Beschaffung benötigen weniger Zeit zur Platzierung von Bestellungen an die Lieferanten, haben niedrigere Lieferzeiten und benötigen weniger Zeit, um ihre Lieferanten zu bezahlen. Die überlegene Leistung dieser Unternehmungen wurde durch Prozessverbesserungen über die gesamte Beschaffungsfunktion erreicht. Diese Verbesserungen wurden auch auf die Lieferanten ausgedehnt, um eine schnellere Auslieferung der Waren zu ermöglichen.
Ein Unternehmen, dass seine Durchlaufzeiten verbessern möchte sollte verschiedene Prozesse in der Beschaffungsfunktion verbessern. Es sollte sich zuerst auf die Verbesserung der internen Beschaffungsprozesse konzentrieren. Sobald diese Verbesserung erfolgt ist, können Unternehmungen ihre Bemühungen um eine striktere, genauere Bewertung und Überwachung der Lieferanten konzentrieren und Verbesserungspläne implementieren.
Unternehmungen sollten auch die Zusammenarbeit zwischen den Beschaffungs- und Zahlungsfunktionen verbessern, um unnötige Verzögerungen zu reduzieren. Durch die Reduzierung der Zykluszeiten für die Beschaffungsprozesse, kann für das Unternehmen eine Erhöhung des Gewinns realisiert werden.

Methodik

Unter Unternehmen, die am “Open Standards Benchmarking“ im Einkauf teilnahmen, identifizierte APQC diejenigen mit hoher Leistung in den vier wesentlichen Bereichen für Beschaffungsfunktionen:

  • Wirtschaftlichkeit
  • Prozesseffizienz
  • Zykluszeit
  • Produktivität der Mitarbeiter

APQC betrachtete 19 KPI´s aus seiner offene Standards Benchmarkingbewertung im Einkauf und führte eine Faktorenanalyse und Zuverlässigkeitstests durch um die KPI´s für die beste Leistung in den vier Kernbereichen zu identifizieren. Vier KPI´s wurden aus der Gruppe der 19 ausgewählt:

  1. Wirtschaftlichkeit der Kosten
    • Gesamtkosten für den gesamten Beschaffungsprozess pro 1.000 € Umsatz
    • Gesamtkosten für den gesamten Beschaffungsprozess pro 1.000 € Kaufvolumen
  2. Prozesseffizienz
    • Anzahl der Vollzeitstellen für den Beschaffungsprozess pro € 1 Mrd. Kaufvolumen
  3. Zykluszeit
    • Durchschnittliche Lieferzeit der Lieferanten bei gekauften Materialien
  4. Produktivität der Mitarbeiter
    • Anzahl der Bestellungen pro Vollzeitmitarbeiter

APQC erstellte eine Top-Performer Skala, indem die Summe der Leistung dieser vier KPI´s für jedes der 514 Unternehmen ermittelt wurde. Die Unternehmen der oberen 10 % der Performance-Werte wurden als Top-Performer eingestuft. Die gesamten Unternehmen wurden in 51 Top-Performer und 463 andere Unternehmen in der Beschaffung kategorisiert.

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