Schritte um die richtige Entscheidung zu treffen
Wenn eine Unternehmung Shared Services in seine Strukturen aufnimmt, werden gemeinsame Dienste, die zuvor in mehr als einer Geschäftseinheit angeboten wurden, für diese Geschäftseinheiten zusammengeführt und von einer einzigen Einheit bereitgestellt. Doppelte Prozesse wie Rechnungswesen, Informationstechnologie und Personalwesen werden entfernt und an einem Ort angeboten. Da ein einzelnes Unternehmen die Kontrolle über diese typischen Nichtkernfunktionen übernimmt, werden die Aktivitäten innerhalb dieser Funktionen standardisiert, überarbeitet und konsolidiert, wodurch die Effizienz erhöht und die Qualität verbessert wird.
Die Evaluation über den Schritt zum Shared Services Center, ist ebenso wichtig wie der Schritt selbst. Mit dutzenden von Geschäftsbereichen, Strategien und Kundenerwartungen wird der Prozess, der die Entscheidungsfindung selbst steuert, zum integralen Bestandteil des Gesamterfolgs der gesamten Unternehmung. Bei geeigneten Evaluierungen wird die Effizienz und Effektivität der einzelnen Geschäftsbereiche analysiert, die unter dem Dach der Shared Services ruhen sollen, und wie gut die Prozesse in den einzelnen Einheiten in Shared Services passen.
Eine Unternehmung muss zuerst bestimmen, welche Prozesse es wert sind, sich Zeit zu nehmen, um als Test und Pilotprojekt des Shared-Services-Prozesse zu dienen. In den folgenden Schritten wird erläutert, wie Sie Kandidaten für die Aufnahme auswählen, die geschäftsbezogenen Vorteile bewerten und mit der Entwicklung einer Shared Services Struktur beginnen.
Schritte in der Evaluation zu Shared Services zu wechseln
Kommunizieren Sie mit der Belegschaft über die Entscheidung, Shared Services zu evaluieren
Zielsetzung: Gewinnen Sie Rückmeldungen und die Richtung, in die Prozesse einbezogen werden sollen, und segnen Sie ab / unterstützen Sie, indem Sie frühzeitig mit Mitarbeitern über den möglichen Wechsel zu Shared Services kommunizieren. Sobald ein Unternehmen sich dazu entschließt, einen Wechsel zu Shared Services in Erwägung zu ziehen, sollte es offen mit den Mitarbeitern über den Evaluierungsprozess kommunizieren. Die Mitarbeiter sind eher bereit, einen Wechsel zu Shared Services zu unterstützen, wenn sie in den Evaluierungsprozess einbezogen werden. Diejenigen, die die Evaluierung durchführen, werden auch von der Rückmeldung der Mitarbeiter zu Arbeitsprozessen und der Machbarkeit der Inklusion in Shared Services profitieren.
Um den Erfolg des Evaluierungsprozesses zu gewährleisten und die Akzeptanz von Mitarbeitern zu erhöhen, sollten sich Unternehmen auf diese fünf Komponenten konzentrieren, da sie die folgenden vier Schritte im Evaluierungsprozess durchlaufen:
- Treffen Sie die Entscheidung Shared Services auf Führungsebene zu evaluieren und teilen sie den Mitarbeitern die Entscheidung und den Zeitrahmen für die Analyse so schnell wie möglich mit. Teilen Sie unbedingt auch die Kriterien mit, nach denen die Entscheidung getroffen wird.
- Fokussieren Sie sich auf die Mitarbeiter während der Evaluierung, damit sie in die Entscheidungsfindung und die Implementierungsprozesse eingebunden sind und informiert werden. Change-Management ist wohl die kritischste Komponente, die zu Shared Services wechselt. Mitarbeiter sind wertvolle Ressourcen, die Wissen über das Unternehmen haben und Führungskräften helfen können, die besten Entscheidungen zu treffen.
- Analysieren Sie die Auswahl anhand einer kundenorientierten Denkweise und berücksichtigen Sie dabei sowohl externe als auch interne Kunden. Halten Sie ihre Bedürfnisse an erster Stelle in Ihrer Denkweise und der Entscheidungsprozess wird am Ende fokussierter, professioneller und von den Mitarbeitern und externen Kunden mehr akzeptiert.
- Seien Sie fair. Sammeln Sie sowohl quantitative als auch qualitative Daten. Mitarbeiter wollen keine platonischen Äußerungen der Führungskräfte hören; Sie müssen klare Fakten sehen, dass sich ihre Arbeitsumgebung und ihre Produktivität durch Shared Services verbessern. Suchen Sie nach Trends und suchen Sie nach branchenführenden Praktiken. Fordern Sie sich heraus. Welche Art von Hilfe benötigen Sie, um erfolgreich zu sein? Hilfe von internen Kunden? Externe Kunden? Externe Anbieter? Den Mitarbeitern selbst? Informieren Sie sich und handeln Sie nicht basierend auf Vermutungen.
- Entwickeln Sie zu Beginn der Evaluation von Shared Services eine Reihe von Kriterien, anhand derer die Bewertung durchgeführt wird. Stellen Sie die Frage: Woher wissen wir, dass wir eine gründliche und faire Bewertung durchgeführt haben? Nach welchen Kriterien werden wir unsere Bemühungen beurteilen? Halten Sie sich an diese Kriterien, um sicherzustellen, dass Sie alle Versprechen befolgen, die Sie an die Belegschaft gegeben haben.
Ermitteln Sie die Kernprozesse und Funktionen des Unternehmens
Zielsetzung: Fokussieren Sie alle Bemühungen auf die Unterstützung von Prozessen, die für das Unternehmen und seine Wachstumsstrategie von grundlegender Bedeutung sind.
Der erste Schritt bei der Betrachtung eines Shared-Services-Modells besteht darin, die Kernprozesse und -funktionen des Unternehmens zu bestimmen - jene Prozesse, die dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Dies sind in der Regel Prozesse in den Bereichen Betrieb, Forschung und Entwicklung sowie in der Lieferkette, sie variieren jedoch je nach Schwerpunkt des Unternehmens.
Zum Beispiel könnte die Wartung ein Kernprozess für eine Fluggesellschaft sein, deren Sicherheitsaufzeichnung für ihr öffentliches Image entscheidend ist. Ein Unternehmen muss sich Fragen stellen wie: Wofür sind wir auf dem Markt bekannt? Was unterscheidet uns von unserer Konkurrenz? Was ist die Quelle unseres Stolzes und unserer Geschichte? Die Antworten auf diese Fragen sollten die Kernprozesse aufzeigen.
Identifizieren Sie kritische, aber nicht-Kernprozesse
Zielsetzung: Nach der Bestimmung der Kernprozesse sollten Organisationen die Prozesse oder Funktionen untersuchen, die als kritisch, aber nicht als Kern betrachtet werden. Dies sind die Prozesse, die zwar nicht so wichtig sind wie die Kernfunktionen, aber für die Gesundheit eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind. Untersucht man jeden Nichtkernprozess einzeln, muss die Unternehmung feststellen, ob die Ressourcen in diesen Prozessen effektiv genutzt werden. Diese Nicht-Kernprozesse kommen dem Unternehmen in Form von Shared Services zugute, da doppelte Anstrengungen abgebaut und talentierte, aber begrenzte Ressourcen besser genutzt werden.
Entscheiden Sie, welche Nicht-Kernprozesse geeignete Kandidaten für Shared Services sind
Zielsetzung: Untersuchen Sie jeden Prozesskandidaten auf Shared Services, indem Sie die Grenzen der geplanten Shared-Services-Struktur und anderer externer Faktoren bewerten. Ermitteln Sie, welche Prozesse die Zeit und den Aufwand wert sind, um sie als Shared-Services-Funktionen vollständig zu bewerten und zu steuern. Nach dem Identifizieren und Untersuchen jeder der Nicht-Kernfunktionen sollte das Unternehmen entscheiden, welcher dieser Prozesse besser von den Shared Services gesteuert wird. Diese Funktionen sind möglicherweise keine Kerngeschäftsprozesse, aber sie sind für die Unternehmung von entscheidender Bedeutung, da die Kernfunktionen ohne sie nicht funktionieren könnten. Bevor Sie vorschlagen, welche Prozesse für Shared Services evaluiert werden sollten, vergewissern Sie sich, dass alle unpassenden Prozesse ausgeschlossen sind.
Mehrere Fragen sollten beantwortet werden, um eine Liste der abschließenden Prozesse zu erstellen, die im Detail zu bewerten sind, einschließlich der Folgenden:
- Was ist der Umfang des Projekts? Geografie, die betrachteten Geschäftsbereiche und die betrachteten Prozesse oder Funktionen können das Projekt komplexer machen. Die Durchführung eines Pilotprojekts mit wenigen Geschäftseinheiten oder Funktionen könnte zunächst sinnvoll sein.
- Welche Einrichtungen und Standorte werden genutzt? Wird dieser Shared Service an einem bestehenden Standort untergebracht? Wird es in der Nähe der notwendigen internen Kunden sein? Wird es in der Heimatstadt der Unternehmung sein?
- Wie wird das Shared Services Center besetzt? Bündeln Sie interne Ressourcen zusammen? Wie stellen Sie Stellen für Schlüsselpositionen ein? Wer führt das Shared Services Center?
- Wie wird die Entscheidung kommuniziert? Ist ein Kommunikationsplan vorhanden? Wie ist die Kultur in Ihrer Unternehmung? Damit alle Beteiligten auf der gleichen Seite sind, ist die Kommunikation über den gesamten Prozess hinweg entscheidend. Wird das möglich sein?
Nachdem Sie diese Probleme durchgespielt haben, überprüfen Sie die Prozesse, die ausgewertet werden könnten. Welche werden zugänglich für die Situation der Unternehmung sein? Die Festlegung der Prozesse oder Funktionen, die für die Umgebung des Shared Services Ihrer Unternehmung angemessen sind, spart Zeit, wenn die eigentliche Evaluierung und Implementierung von Shared Services beginnt.
Führen Sie eine detaillierte Bewertung der ausgewählten Prozesse durch, um einen Business Case für deren Einbeziehung in Shared Services zu erstellen
Zielsetzung: Analysieren Sie, was passieren könnte, wenn jeder für Shared Services geeignete Prozess tatsächlich zu Shared Services wechselt. Diese Analyse sollte im Einklang mit der Geschäftsstrategie stehen und so durchgeführt werden, dass die Ergebnisse einen gültigen Business Case (Aktionen, die an Business-Dollars gebunden sind) für den Wechsel jedes Prozesses in die Shared-Services-Struktur bildet.
Der nächste Schritt besteht darin, die ausgewählten Prozesse im Detail zu bewerten. Erstellen Sie einen Business Case für den Wechsel zu einem Shared-Services-Modell, indem Sie die potenziellen Kosten und Vorteile der Verlagerung jedes potenziellen Prozesses in eine solche Struktur einbeziehen. Zu den Kosten, die im Geschäftsfall berücksichtigt werden sollten, gehören die Kosten für Technologie; Training, Rekrutierung und Bindung von Spezialisten; Betriebskosten; Umzugskosten; und neue, effiziente Prozesse etablieren. Die Vorteile hängen von den Einzelheiten der Unternehmung (und den in Betracht gezogenen Prozessen) ab, sollten jedoch auch mit den Gesamtkosten in Zusammenhang stehen und die potenziellen Kosten der Erstanwendung ausgleichen. Zu den Beispielvorteilen gehören Kosten und Einsparungen durch eine geringere Anzahl von Mitarbeitern; weniger Anlagen, Ausrüstung und Technologie zu pflegen; einfacheres Routing für die IT-Unterstützung; und eine reduzierte Prozesszykluszeit.
Es gibt viele monetäre Gründe, zu einem Shared Services-Betrieb zu wechseln, aber die Schlüsselkomponente besteht darin, Kunden besser zu bedienen. Dieses zentralisierte Center läuft als Unternehmen, das allen Kunden einen wettbewerbsfähigen Service zu einem wettbewerbsfähigen Preis anbietet. Die daraus resultierenden niedrigeren Kosten und höheren Service-Levels sprechen für einen Wechsel zu einem Shared Services Center. Das Hauptziel des Shared Service Centers besteht jedoch darin, redundante Nicht-Kernprozesse aus den Kernfunktionen zu entfernen, damit sich diese Kerngeschäftsbereiche auf die Entwicklung und Verbesserung ihrer Kernaktivitäten konzentrieren und auf externe Kunden fokussieren können.
Zusammenfassung
Durch diesen Pfad kann eine Unternehmung feststellen, ob sie Shared Services implementieren sollte und welche Prozesse einbezogen werden sollten. Behält man die Ziele des Unternehmens und die Echtheit der Unternehmungsstruktur sowie -kultur im Blick, wird die Evaluation zu einem effektiven- und angemessenen Ergebnis führen. Shared Services können die Kosten senken und das Serviceniveau erhöhen, jedoch nur, wenn sie mithilfe von Methoden implementiert werden, die mit der Geschäftsstrategie und der Art der Unternehmung verknüpft sind.
