Benchmarking Grundlagen – Teil 2: Methodik

Wie man Benchmarking erfolgreich durchgeführt, um messbare Prozessverbesserungen zu erreichen.

Dieser Artikel beschreibt die Vorgehensweise von APQC zum Durchführen von Benchmarks: Planen, Sammeln, Analysieren, Übernehmen.

 APQC ‘S BENCHMARKING-METHODE

Um im Thema eines Benchmarking-Projekte zu bleiben, sollten Organisationen bewusst eine bestimmte Benchmarking-Methode anwenden. APQC hat eine vier Phasen Methode entwickelt, die im Großteil seiner Benchmarking-Initiativen angewendet wird: Die Methode wurde vom European Center for Total Quality Management zur Nummer 1 der Benchmarking-Methoden erklärt und veranschaulicht die Schritte, die Unternehmen gehen sollten, um das Potential aus dem Benchmarking optimal zu nutzen. Die Phasen der Methodik werden im Folgenden detailliert beschrieben (Abbildung 3).

  

PHASE 1: PLANEN

In Phase 1 werden der spezifische Studienschwerpunkt, sowie die wichtigsten Maßnahmen und Definitionen festgelegt und klar dokumentiert. Darüber hinaus werden die Datenerfassungsinstrumente überarbeitet und vervollständigt und es wird nach Best Practice Organisationen gesucht, die als Studienobjekte dienen können. Danach werden diejenigen Organisationen ausgewählt, die besucht werden sollen.

Phase 1 Schlüsselschritte und Hürden

 Schlüsselschritte Hürden
  • Einen Schwachpunkt aufdecken
  • Managementunterstützung sicherstellen
  • Benchmarking Team auswählen und bestimmen
  • Studienbereich klar definieren
  • Prozess und alle Unterprozesse, die die Prozessleistung beeinflussen, verstehen
  • Derzeitige Messwerte für den existierenden Prozess anlegen
  • Kriterien zur Auswahl potentieller Benchmarking Partner für die Studie entwickeln
  • Potentielle Benchmarking Partner mit Hilfe von Sekundärforschung identifizieren
 
  • Unklarer Bereich, Ziele und/oder Resultaterwartung
  • Nicht genügend Ressourcen oder Unterstützer
  • Glaube, dass Benchmarking über Nacht stattfindet
  • Unangemessener Ansatz/Methode „mit Kanonen auf Spatzen schießen“
  • Kein ausführender Spezialist
  • Keine allgemeine Unterstützung durch Führungspersonal
  • Team-Ineffizienz aufgrund schlechter Personenwahl
  • Keine Absichtserklärung
  • Keine klaren Ziele
  • Unvollständiges Training des Benchmarking-Teams
  • Nicht effektives oder unfähiges Projektmanagement
  • Nicht effektive oder unfähige Förderung

 

PHASE 2: SAMMELN

Phase 2 hat zwei unterschiedliche Ziele: 1) Sammeln von qualitativen Daten und 2) Lernen von den Besten. Alle Teilnehmer erhalten einen Studienfragebogen, und die Mitglieder des Benchmarking-Teams besuchen entweder die Standorte der Organisationen persönlich oder führen virtuelle Treffen mit den Partnern durch, um detaillierte Informationen darüber zu erhalten, wie die Best-Practice-Organisationen das tun, was sie tun.  

Phase 2 Schlüsselschritte und Hürden

Schlüsselschritte Hürden
  • Auswahl der Partner und Sicherstellung ihrer Teilnahme
  • Fragen vorbereiten und in schriftlichen Umfragen und Telefoninterviews nutzen
  • Entwicklung einer Datenbank zur Speicherung der Antworten
  • Validierung der Daten
  • Durchführung von Firmenbesuchen, wenn nötig
  • Annahme, dass Datensammlung schnell und einfach wäre
  • Fehlende Präzision oder Aufmerksamkeit bei der Frageformulierung
  • Entwicklung zu umfangreicher Fragebögen, die über die nötigen Fragen hinausgehen
  • Fragebögen, die mehrere Funktionen und Personen zur Vervollständigung benötigen
  • Zu wenig Gedanken zur Umsetzung der Daten in der Analyse
  • Erwartung, dass Daten direkt nutzbar sind
  • Zu wenig Zeit für Partner zum Ausfüllen der Fragebögen - mindestens 2 Wochen sind nötig
  • Keine Überprüfung ob Organisation wirklich auf hohem Level arbeitet, bevor Zeit und Geld investiert wird
  • Keine sofortige Dokumentation des, auf Firmenbesuchen, Gelernten - wenn dies vernachlässigt wird, wird es vergessen

 

PHASE 3: ANALYSIEREN

Zu den wichtigsten Aktivitäten in Phase 3 gehören die Analyse von Trends und die Identifizierung von Praktiken, die eine bessere Leistung ermöglichen und behindern. Das Studien-Team berücksichtigt alle von den Best-Practice-Organisationen gesammelten Informationen und integriert die Forschungsergebnisse und / oder Daten in einen Abschlussbericht, der wichtige Ergebnisse und Erkenntnisse enthält. Der Bericht wird dem gesamten Benchmarking-Team, den Stakeholdern und möglicherweise den Benchmarking-Partnerorganisationen im Rahmen einer "Wissenstransfer-Sitzung" vorgestellt, in der die wichtigsten Ergebnisse vertieft werden und erste Aktionspläne entwickelt werden, um das Gelernte anzupassen und umzusetzen. Dieses Treffen stellt sicher, dass jeder auf demselben Stand ist und bietet eine Möglichkeit relevante Forschungsergebnisse zu verbreiten.

Phase 3 Schlüsselschritte und Hürden

Schlüsselschritte Hürden
  • Analyse der Leistungen und Best Practices
  • Identifizierung von Leistungslücken
  • Identifizierung der Möglichmacher von Best Practices
  • Berichten der Funde, normalerweise schriftlich und/oder Präsentationen, an die geeigneten Stellen
  • Schwierigkeiten mit extremen Datenpunkten
  • Unfähigkeit den richtigen Treiber zu einem Messwert zu finden
  • Schwierigkeit des Managements in der Interpretation der Messwerte
  • Stichprobengröße ist zu klein für bedeutsame statistische Tests
  • Viele unbeantwortete Fragen
  • Fehlverständnis von Fragen
  • Keine Klarheit über die Gründe von Materiallücken in Leistungsfähigkeit
  • Unfähigkeit Gründe für Lücken zu finden
  • Mehrdeutige kausale Zusammenhänge zwischen Gründen für Lücken und Praktiken

 

PHASE 4: ÜBERNEHMEN

In Phase 4 werden die Erkenntnisse der Benchmarking-Partner so angepasst, dass sie in Ihrer Organisation angewendet werden können. Best Practices müssen analysiert werden, um zu sehen, wie sie in die Kultur und Struktur anderer Organisationen passen. Die Studienteilnehmer erstellen basierend auf den Studienergebnissen Aktionspläne, die für ihre Organisationen geeignet sind. Dies ist der Zeitpunkt, an dem die Theorie in die tatsächliche Änderungsimplementierung und Verbesserung umgesetzt wird. Leider ist es der häufigste Stolperstein für Organisationen. Die Vorbereitung darauf Benchmarking in die Tat umzusetzen, muss während der gesamten Studie im Vordergrund stehen, so dass die Bemühungen nicht vor der Umsetzung abklingen. Denken Sie daran, dass es bei Benchmarking-Bemühungen tatsächlich um Verbesserungen geht.

Phase 4 Schlüsselschritte und Hürden

Schlüsselschritte Hürden
  • Einführung kurz- und langfristiger Verbesserungsziele
  • Formulierung und Einholung der Genehmigungen für den Aktionsplan
  • Adaptieren der Änderungen, Aktualisieren des Messprozesses und Aufarbeitung der Benchmarks
  • Den Fortschritt der Implementierungsanstrengungen und ihrer Resultate feststellen
  • Den Änderungsprozess nicht verwalten - menschlicher Widerstand zu Änderungen
  • Ausführende Sponsoren folgen nicht mit der Projektunterstützung
  • Implementierungsplan ohne Unvorhergesehenes
  • Scheitern vor der vollständigen Implementierung
  • Scheitern im Messen und Überwachen der Resultate der Prozessänderung
  • Scheitern in der Fortsetzung permanenter Prozessverbesserung

 

ZUSAMMENFASSUNG

Jede Organisation kann dieses Modell nutzen, um ein Benchmarking Projekt durchzuführen, wenn sie es an die jeweiligen Bedürfnisse anpasst. Der wichtigste Teil ist die Sicherstellung, dass der Ansatz integriert und systematisch ist. Die Erstellung eines Plans, Durchführung des Plans, Interpretation der Resultate und Adaptieren der Funde zu den Bedürfnissen der Organisation führen zu Benchmarking Ergebnissen, die das Geschäft und Endergebnis verbessern.



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Teil 2: Methodik

Teil 3: KPI

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